Intégrer un nouveau collaborateur : 5 conseils pour réussir

Le challenge de l’intégration d’une nouvelle personne dans une entreprise ou « onboarding » est bien présent des deux côtés ! Bien l’accueillir et réussir son inclusion au sein de l’équipe est un enjeu majeur pour elle et pour l’entreprise.

S’il est primordial que la personne se montre curieuse et ouverte aux nouveaux collègues et à son nouvel environnement de travail, il est essentiel que l’entreprise soit en mesure de lui inspirer confiance en étant la plus transparente possible sur sa culture d’entreprise et sur ses attentes.

Nous allons voir ensemble 5 conseils pouvant aider à accueillir un nouveau salarié dans son entreprise. Ce dernier doit pouvoir se sentir être le bienvenu et utile en étant accompagné dès sa prise de poste.

Conseil n°1 : Préparez l’intégration de votre collaborateur avant son arrivée dans l’entreprise.

Soyez clair sur le profil que vous cherchez !

L’intégration d’un nouveau collaborateur sera d’autant plus évidente que le poste proposé lors du recrutement sera clairement défini. La fiche de poste devra être claire et lisible : la mission à accomplir (intitulé exact du poste), le périmètre de fonctionnalité, ses responsabilités et les compétences requises. Ce poste doit répondre à un réel besoin de l’entreprise.
Donner de l’importance à l’entretien de recrutement est capital afin de déterminer le profil du candidat. Il doit correspondre en termes des compétences requises et de compatibilité avec les membres de l’équipe qu’il va rejoindre.

Soyez authentique !

Au début de l’entretien, mettez le futur collaborateur en confiance en étant ponctuel, avenant et disponible. Commencez par lui présenter votre entreprise et les trois valeurs les plus importantes de celle-ci. Le candidat aura ainsi un aperçu précis de la culture d’entreprise. Il saura dès le début si ses valeurs sont compatibles ou non avec celles de l’entreprise.
Lors de l’entretien de recrutement, mettez en pratique l’écoute active afin de bien comprendre ce qui est dit (ou non) par la personne.

Soyez pragmatique !

Une fois sélectionnée, prévenez la personne des dates de sa période d’essai et fixez-lui des objectifs SMART. Ce que vous lui demandez doit être réalisable et dans ses compétences. Le manager en charge de l’accueillir sera ainsi en mesure de valider ou non son travail en se basant sur des faits. Cela a l’avantage de rendre l’entretien de fin de période d’essai plus objectif et constructif.

Soyez un bon communiquant !

Communiquez avec les autres membres de l’équipe sur la fiche de poste du nouveau collaborateur en amont de son recrutement.

Définir et communiquer les missions de la nouvelle personne avec les autres salariés est important pour les rassurer quant aux raisons de son arrivée dans l’entreprise. Dans le cas contraire, le nouveau collaborateur ne parviendra pas forcément à trouver sa place. Ceci pourrait créer un climat de tensions, contre-productif, entre collègues.
Pour cette raison, vérifiez et validez les besoins avec le reste de l’équipe afin de définir la fiche de poste. Recrutez en vous basant sur les bons critères.

Enfin, informez-les de la date d’arrivée de leur nouveau collègue afin qu’ils soient avertis et disposés à l’accueillir.

Etablissez une relation de communication de qualité et régulière avec le nouveau collaborateur.

Une fois que vous avez validé le recrutement d’un nouveau collaborateur, établissez un contact régulier avec lui en amont de sa prise de poste et continuez par la suite. Il se sentira ainsi en sécurité car pris en considération.

Conseil n°2 : Accueillez votre nouveau collaborateur le jour J.

Présentez le nouveau collaborateur aux autres salariés de votre entreprise le jour de son arrivée.

Planifiez une réunion le jour-même afin de présenter les membres de l’équipe qu’il rejoint.

Présentez la mission de chacun des membres de l’équipe, leur périmètre d’activité, leurs responsabilités et leurs compétences. En effet, intégrer une nouvelle recrue engendre la restructuration d’une équipe toute entière. Elle doit se mobiliser et se sentir concernée par l’accueil de leur nouveau collègue. La personne pourra alors se sentir légitime à pouvoir devenir un élément à part entière de cette équipe.

Organisez un pot d’accueil pour briser la glace et faciliter les présentations : la convivialité est la bienvenue dans ce moment de changement et de nouveauté. Il permettra à tous les membres de l’équipe d’échanger entre eux et de renforcer les liens. Ce n’est que du positif !

Définissez et communiquez au nouveau collaborateur ses objectifs SMART.

Pensez à définir et à lui communiquer vos objectifs SMART. De cette manière, votre nouvelle recrue pourra s’impliquer dans son nouveau poste de travail. Elle se sentira utile à condition que ses objectifs soient précis et en adéquation avec ses compétences.

Votre nouveau collaborateur doit avoir le matériel nécessaire pour effectuer son travail dès le jour de son arrivée.
Présentez-lui son espace de travail et vérifiez qu’il a tout ce dont il a besoin pour être efficace et productif le jour J. Il lui sera agréable de voir qu’il était réellement attendu ! Dans ces conditions, Ia personne pourra trouver sa place et se sentir légitime dans sa fonction plus facilement.

Conseil n°3 : Aidez votre salarié dans sa prise de poste grâce au parrainage ou au tutorat.

Facilitez-lui la prise en main et la découverte de son nouvel environnement de travail.

Pensez que l’attention de la personne va être sollicitée en permanence par ce que vous allez lui dire le jour J de son intégration. Si vous lui donnez trop de nouvelles informations le même jour, la personne va être submergée. Elle risque de perdre confiance en elle. Afin d’éviter cela, il suffit de prolonger l’intégration de votre nouvelle recrue tout au long de sa période d’essai en vous appuyant sur l’un des deux systèmes suivants : le parrainage et le tutorat. Ces systèmes ont pour objectif de favoriser le sentiment d’appartenance à l’équipe et la prise de confiance en soi.

Le parrainage

Le système de parrainage se révèle efficace pour rendre l’intégration d’une nouvelle recrue plus facile et agréable. Un parrain est une personne qui n’est pas du même service que le nouveau collaborateur. Il est en charge de lui présenter les locaux, les collègues. Le parrain lui explique la culture de l’entreprise et les codes à connaître pour se sentir à l’aise rapidement.

Le tutorat

Le système de tutorat est un peu différent car le tuteur est un collègue volontaire, du même service que la personne recrutée (il n’est pas son manager). Il l’accompagne dans la découverte de son environnement de travail.
Le tuteur est une personne relais qui transmet des informations importantes, le forme et lui permet d’accélérer sa prise de fonction. Son rôle est également de lui communiquer des informations plus pragmatiques telles que les adresses de restaurant pour la pause déjeuner, mais aussi les normes culturelles de l’entreprise. Il sera un repère et une source d’informations important pour la nouvelle recrue.
Le tuteur est également en charge de créer des liens entre la nouvelle recrue et les autres collaborateurs. Cela lui permettra de gagner du temps et de l’énergie. Il pourra plus se concentrer sur sa nouvelle fonction et se sentira accueilli.

Le bien-être au travail

Avoir de nouveaux collègues coopératifs et bienveillants, être au clair sur les objectifs de sa nouvelle fonction, se sentir accepté au sein d’une équipe. Ces éléments sont autant de facteurs qui contribuent au bien-être au travail de votre nouvelle recrue.

Dans les deux cas, avoir un interlocuteur privilégié rendra la communication plus facile. Les échanges doivent pouvoir se faire dans la transparence et l’authenticité. Ceci est d’autant plus vrai et important lors de la prise de fonction pour partir sur de bonnes bases. L’idéal est d’instaurer une relation saine et coopérative pour que le nouveau collègue se sente acteur de ses acquisitions.

La période d’essai est la pose des fondations des relations et de la manière de fonctionner de l’entreprise : la personne doit pouvoir se les approprier.

Fixez des points réguliers à l’avance pour que la personne puisse avoir un moment de parole déterminé et faites des régulations dès que nécessaire. Elle pourra partager ses difficultés, ses questionnements et ses avancées. Elle pourra avoir un sentiment de reconnaissance de son travail.

Pensez-y !

Le besoin d’appartenance est important et ne doit pas être négligé car il est une forte source de motivation pour beaucoup d’entre nous ! Le besoin d‘estime (être reconnu et apprécié par les autres) fait également parti des besoins des individus. (Pyramide de Maslow)

Conseil n°4 : Intégrez un nouveau collaborateur au-delà de la période d’essai.

Une fois la période d’essai terminée, tout ce qui a été mis en place doit pouvoir continuer. Vous l’aurez compris : le mot-clé est la communication.

Réussir l’intégration d’une nouvelle recrue est important pour votre entreprise. Cela nécessite de l’énergie et de l’investissement en temps. C’est pourquoi il est important de réfléchir à comment garder celle-ci sur le long terme.

Le challenge est de savoir comment fidéliser ses employés pour ne pas avoir à recruter de nouvelles personnes sans arrêt et d’éviter un turn-over incessant. Ce sujet sera d’ailleurs traité dans mon prochain article sur ce blog !

Conseil n°5 : Pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur, pensez au coaching !

Proposez-lui un accompagnement individualisé avec un coach en milieu professionnel pour faciliter son intégration.

Si vous avez la sensation d’avoir tout fait pour intégrer une nouvelle recrue mais que ça n’a pas marché. Ou au contraire, vous vous rendez compte que vous avez oublié deux ou trois étapes du processus de l’intégration : il n’est pas trop tard !

Pensez à faire accompagner votre nouveau collaborateur par un coach en milieu professionnel. Beaucoup de facteurs contribuent à rendre une intégration difficile quand on arrive dans une nouvelle structure. Tout ne dépend pas de l’entreprise !

Le Coaching Orienté Solution® va permettre à la personne de faire un arrêt sur image et de prendre du recul par rapport à ce qu’elle vit de manière intense en rejoignant votre entreprise. En lui proposant ce coaching, vous lui indiquez que son bien-être est important pour vous. Elle sera d’autant plus disposée à continuer à faire des efforts pour réussir son intégration et trouver sa place.

Vous pouvez contacter notre cabinet pour que nous puissions échanger à ce sujet.

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